Maily pod kontrolou aneb E-mail komunikátor

Po víkendu mám pomalu plnou e-mailovou schránku. Než ráno vyřeším elektronickou poštu, trvá mi to skoro 2 hodiny. Chodí mi dokola pořád ty stejné zprávy. Zní vám to povědomě? Také máte pocit, že se často kvůli vyřizování pošty pomalu nedostanete k pořádné práci? Trefa! Dobrou zprávou je, že pracovní e-mailování můžete dostat pod kontrolu a ušetřit drahocenný čas. Jak na to?

Zdá se to neuvěřitelné, ale e-maily jsou s námi více než 50 let. První mail odešel již v roce 1971 (začal být používán proslulý @) a protokol SMTP pro přenos elektronické pošty spatřil světlo světa o jedenáct let později. A dnes? Ve dvacátých letech 21. století mailují miliardy uživatelů a dle prognóz mají čísla nadále stoupat.

• Počet uživatelů e-mailů v roce 2022 byl 4,26 a očekává se, že do roku 2026 vzroste na 4,73 mld.
• Každý den v roce 2022 bylo odesláno a přijato cca 333 mld. e-mailů (v roce 2026 to bude až 400 mld.) denně.
• 14,3 % všech e-mailů se “ztratí” nebo je zachyceno spamovými filtry.

Přes fungování mnohých moderních platforem (cloudová úložiště, plánovače, videokonference) je e-mail stále velmi důležitým pracovním nástrojem. Apropos: kdo si dnes vzpomene, že před lety úplně vytlačil tak revoluční a populární faxování?

Dnes běžně píšeme a odpovídáme na maily, připravujeme podklady pro projekty, porady, podepisujeme přes e-mail smlouvy. Ale má to své ale… Jak často svůj e-mail kontrolujete? Jste na něm pořád, chodí vám dokonce notifikace? Kolik času Vám zabere denně psaní e-mailů?

Studie trvale ukazují, že lidé tráví přibližně 23 % svého pracovního času e-mailem!

• Některé odhady uvádějí, že jednotlivci kontrolují svůj e-mail přibližně 36krát za hodinu.
• Další uživatelé kontrolují svou elektronickou poštu přibližně 11krát za hodinu, přičemž mají e-mailovou aplikaci otevřenou na pozadí (84 %).

Platí čtyři známé zásady, jak začít dostávat e-maily pod kontrolu.

• Vypněte notifikace a eliminujte zbytečná vyrušení. Kolikrát jste kvůli nově příchozímu nedůležitému e-mailu přerušili práci na stávajícím úkolu?
• Stanovte si pevný čas kontroly e-mailů. Ideální je ráno, po obědě a na konci pracovní doby.
• Prioritizujte úkoly. Ne všechny zprávy vyžadují odpověď okamžitě.
• Vytvořte si šablony na stále opakující se zprávy.